Как работает онлайн-касса: инструкция для чайников

В ФЗ N 54-ФЗ от 22.05.2003 указано, что многие компании и ИП обязаны предоставлять чеки клиентам и в налоговую. Для этого они должны установить онлайн-кассу (ККТ). 

Что такое онлайн-касса 

Онлайн-касса — это специализированное оборудование, предназначенное для проведения расчетов во время продажи товаров или услуг. Оно создает кассовые документы, включая чеки, печатает их и записывает на фискальный накопитель (ФН) — электронный чип внутри кассы. Он собирает и пересылает данные сначала к оператору фискальных данных (ОФД), а тот — в налоговую. 

Онлайн-кассу можно приобрести или арендовать. Как правило, фискальный накопитель покупается отдельно, но иногда он идет в комплекте к кассе. При этом его необходимо менять каждые 1–3 года, так как за это время у него закончится память. Как быстро будет заканчиваться память на ФН, зависит от компании и типа налогообложения. 

Смотрите также: 20 лучших онлайн-касс для интернет-магазина

Принцип работы онлайн-кассы 

ККТ работает по следующему принципу:

• Продавец сканирует или вручную вбивает информацию о товаре или услуге в ККТ и рассчитывает клиента. 
• Онлайн-касса распечатывает чек. Информация об операции передается на ФН. 
• Данные с накопителя поступают к ОФД, который их обрабатывает и высылает в налоговую.
• Клиенту выдает бумажный чек и, по его просьбе, еще и электронная версия чека.

Онлайн-касса может быть интегрирована с системой учета предприятия. Это позволяет автоматически передавать данные о продажах для бухгалтерского учета, что упрощает ведение бухгалтерии и снижает вероятность ошибок.

Разновидности онлайн-касс

Фискальный регистратор

Он используется тогда, когда уже имеется кассовое ПО и лишь не хватает чипа, которые будет хранить данные и пересылать их в налоговый орган. Чтобы тот работал, его нужно лишь подключить к компьютеру или телефону.

Автономные кнопочные кассы

Это компактные приборчики с физическими кнопками или клавиатурой, которые позволяют регистрировать продажи и выполнять другие операции. У них есть встроенные функции фискальной регистрации, обычно имеют дисплей для отображения информации и встроенный принтер для печати чеков.

Смарт-терминалы

Они также известны как платежные терминалы или POS-терминалы. Это небольшие гаджеты, которые оснащены сенсорным экраном. Некоторые модели содержат принтер чеков. К POS-терминалам могут подключаться сканеры штрих-кодов, эквайринг, весы и др. 

POS-система

Это набор взаимодействующего друг с другом оборудования. Он включает в себя монитор, фискальный регистратор, компьютерный блок, сканер, платежный терминал, принтер чеков. Некоторые модели оснащены еще кассовым ящиком, дополнительным монитором и весами. 

Кому нужна онлайн-касса

Онлайн-касса нужна всем, кто производит любые расчеты с физ. лицами. Также предприниматель должен иметь кассу, если он: 

• Принимает или возвращает аванс за товар или услугу.
• Предоставляет и погашает займы для оплаты товара или услуги.
• Принимает ставки и выплачивает выигрыш в азартных играх.

КТТ также необходима при расчете суммой до 100 тыс. рублей по одному договору с юр. лицами и ИП. Если сумма больше, то по закону производится оплата по безналу, а для него кассовый аппарат не нужен.

Кому не нужна онлайн-касса 

В соответствии с законом онлайн-кассу можно не использовать, кто продает:

• бумажные газеты и журналы;
• ценные бумаги;
• на розничных рынках и ярмарках;
• различные товары с рук, из ручных тележек, корзин;
• мороженое в киосках;
• безалкогольные напитки, молоко и питьевую воду в розлив; 
• квас, растительное масло, живую рыбу из автоцистерн;
• овощи, фрукты и бахчевые в вразвал;
• изделия народных промыслов.

Также от онлайн-касс освобождаются: 

• ИП или физлица, работающие на НПД. 
• ИП с патентной системой налогообложения (но не всем).
• ИП, сдающие в аренду жилые помещения.

Предпринимателям с патентной системой налогообложения не нужна ККТ, если они:

• Занимаются пошивом и ремонтом одежды, головных уборов, трикотажных вещей.
• Ремонтируют, чистят и красят обувь.
• Оказывают услуги фотографии и ретуши.
• Организовывают услуги в сфере дошкольного и доп. образования детей и взрослых.
• Ремонтируют ювелирные изделия и бижутерию.
• Убирают квартиры и частные дома.
• Присматривают за детьми и больными людьми. 
• Проводят организацию свадеб, похорон.
• Производят хлебобулочные и мучные кондитерские изделия.
• Колют дрова и оказывают услуги в животноводстве.
• Разрабатывают компьютерное программное обеспечение.

Полный список можно прочитать в пункте 2.1 ФЗ от 22.05.2003 N 54-ФЗ (в редакции от 29.12.2022). 

Некоторые предприниматели на патенте должны пользоваться онлайн-кассой. К ним относятся те, кто:

• оказывает косметические и парикмахерские услуги;
• перевозит пассажиров;
• проводит техосмотр и починку мотоциклов, автомобилей;
• осуществляет перевозку грузов;
• оказывает ветеринарные услуги;
• проводит спортивные занятия;
• охотится и ведет охотохозяйство;
• оказывает прокатные услуги;
• ведет продажи в розницу в торговом зале не более 150 м²;
• ведет розничную торговлю без торгового зала;
• оказывает услуги общепита без зала для обслуживания гостей;
• занимается выработкой молочной продукции;
• ловит или разводит рыбу;
• чинит компьютеры.

Если предприятие обязано иметь кассовое оборудование, но оно находится в местах, далеких от сетей связи или на территориях военных объектов, то оно может работать без самой онлайн-кассы. Однако необходимо собирать данные на фискальной накопитель. Когда у него закончится память, накопившуюся информацию нужно отдать в налоговую. 

Штрафы за отсутствие/неиспользование онлайн-кассы

Если предприниматель не установит ККТ или не будет ее использовать, он получит штраф в размере 25−50% (но не менее 10 тыс. рублей) от той суммы, которую он принял «мимо кассы». Хотя за первое нарушение предприниматель может отделаться лишь предупреждением. 

Организации заплатят штраф в размере 75−100% суммы или менее 30 000 рублей. Получит штраф и сотрудник, который проводил расчеты без кассы. Размер выплаты будет составлять 25−50% от суммы.

Но если предприниматель или организация попадутся снова, а не внесенная в кассу сумма будет равна 1 млн рублей и больше, то их работа будет приостановлена на срок до 90 суток.

Как выбрать онлайн-кассу?

Выбор ККТ зависит от сферы и места деятельности, количества клиентов и требований бизнеса. Ниже приведем примеры, какие кассы можно выбирать в зависимости от вида деятельности.

Курьерская доставка, услуги на дому

Здесь подойдет небольшой мобильный смарт-терминал с эквайрингом. Некоторые модели настолько компактные, что помещаются буквально в карман. Они работают от аккумуляторов, поэтому искать розетку для подключения не требуется. 

Магазины у дома, сервисы по ремонту, химчистка

Такие организации, как правило, не обладают большими помещениями, поэтому громоздкая касса им не нужна. Им подойдут небольшие смарт-терминалы с экраном около 7 дюймов и возможностью подключить весы, пинпад, сканер, принтер. Они легко подключаются к эквайрингу, ЕГАИС, сервисам товарного учета, 1С и др.

Торговля на выезде, в ларьке или фудтраке

В компактной обстановке и с проблемами в доступе к электричеству нужна мобильная касса с длительной автономной работой. Стоит выбирать модели, которые могут работать на одном заряде 10–12 часов и более.

Организации, использующие карточки с фотографиями товаров (кафе, салоны красоты, магазины одежды и обуви).

Сюда подойдут ККТ с большим экраном, но компактным корпусом. Они должны иметь интеграцию с программами учета, например R-Keeper и др. Если нужно вести торговлю на террасе, в палатке, то такие кассы должны иметь аккумулятор для автономной работы.

Также такие организации могут использовать POS-систему в комплектации, которая отвечает нуждам бизнеса. 

Интернет-магазин с онлайн-оплатой и через курьеров

Магазины, принимающие онлайн-оплату, могут подключаться к облачной онлайн-кассе. При этом физическая онлайн-касса и фискальный накопитель все так же нужны. Для приема онлайн-платежей необходимо произвести интеграцию между обычной и облачной кассами. Последнюю так же нужно подключить к сайту посредством готовых модулей. 

Облачная касса также формирует чеки и отсылает их через ОФД в налоговую. Покупателя получает электронный чек на email. 

Если за товар будут расплачиваться через курьера, потребуется физическая онлайн-касса, например POS-терминал. Если курьеров несколько, удобнее использовать стационарную кассу с фискальным регистратором, которая может подключаться через мобильное приложение. Курьеры смогут создавать чеки со смартфона, который будет онлайн подключен к кассе, стоящей в офисе.

Дополнительные критерии выбора кассы

Чтобы касса не просто подходила под особенности бизнеса, но и была удобной в использовании, необходимо учитывать несколько параметров.

Скорость печати чека

На этот показатель нужно смотреть, если вам нужно обслуживать большое количество клиентов. Кассы могут печатать чеки со скоростью в среднем 60–200 мм/сек. От этого показателя также зависит то, сколько чеков в день ККТ может сформировать и вывести. 

Ширина чека

Если у вашего товара длинное название (что часто встречается в общепите), можно выбрать кассу, которая печатает широкие чеки в 80 мм, а не 45 мм. Так название товара будет занимать всего 1–2 строчки, а не 2–4. 

Наличие самоотреза

Некоторые кассы отрезают чек автоматически. Все это также помогает ускоряет работу персонала. Такая функция будет полезна для точек общепита, на фестивалях, где требуется быстро обслуживать большой поток клиентов. 

Подключение к сервисам и системам учета 

Тем, кто продает алкоголь, следует обратить внимание, насколько легко касса подключается к ЕГАИС. В торговом и ресторанном бизнесе надобится интеграция ККТ с программой учета. Многие магазины реализуют систему лояльности, им потребуется интеграция с сервисами, которые помогут эту систему настроить. 

Касса, которая поддерживает все нужные для бизнеса интеграции, позволяет легко выполнять требования закона и сильно упрощает ведение бизнеса. 

Как зарегистрировать онлайн-кассу

• Пройти регистрацию в ФНС.

Сперва нужно зайти на сайт www.nalog.gov.ru и войти в свой личный кабинет, в раздел «Учет контрольно-кассовой техники» и выбрать «Зарегистрировать ККТ».

Далее вы увидите окно, в котором нужно заполнить поля — серийный номер кассы, номер ФН и др. 

Также будет необходимо указать адрес, по которому будет находиться ККТ. Он выбирается из списка Федеральной информационной адресной системы (ФИАС). Бывает так, что в ней может и не быть полного адреса. В этом случае для регистрации можно просто указать улицу, на которой расположена ваша компания. 

Ввести особые параметры использование кассы (если требуется).

Здесь можно указать, например, что касса будет стоять в месте, которое находится далеко от сетей связи. Или же что онлайн-касса будет использоваться при продаже подакцизных товаров. Если ничего из пунктов вам не подходит, поля можно оставить пустыми.

• Выбрать ОФД из списка.

Третьим этапом нужно выбрать ОФД. Договор с ним нужно заключить заранее. Подпишите анкету с помощью цифровой подписи и отправьте на проверку. 

•  Вбить регистрационный номер ККТ и ИНН в онлайн-кассу.

После проверки ФНС вы увидите окошко с регистрационным номером ККТ. Его, а также ИНН, необходимо вбить в саму кассу. 

Важно быть внимательным, когда вы будете вводить цифры. Если вы неверно напишите хоть 1 цифру, то фискальный накопительно придет в негодность и потребуется новый. 

• Заполнить «Отчет о регистрации ККТ» и распечатайте чек.

Как только вы введете все номера в кассу, она распечатает чек с данными о регистрации. В них будут 10 чисел, которые следует переписать в «Отчете о регистрации ККТ» — в строку «Фискальный признак». 

После этого поставьте подпись и отправьте налоговой на проверку.

• Получить карточку регистрации.

Если проверка прошла успешно, в вашем личном кабинете сайта ФНС будет создана карточка регистрации. 

• Закончите регистрацию у ОФД.

Войдитие в личный кабинет ОФД и укажите в нем параметры регистрации. Теперь ваша ККТ готова к использованию. 

Как пользоваться кассой

Конечно же, первым делом нужно изучить инструкцию к кассе. Элементы управления и их названия отличаются в зависимости от модели ККТ. 

Также есть общие правила пользования кассой:

• Перед началом работы нужно открыть смену. Во время этого процесса создается отчет с указанием номера новой смены и именем кассира. Без этих данных не получится сформировать чек. 
• Каждый расчет с покупателем должен сопровождаться формированием чека. Невыдача чека чревата штрафом. Если клиенту нужен электронный чек, его нужно выслать на электронную почту или по СМС.
• Важно следить за состоянием расчетов. Если передача документов прекратилась, нужно проверить интернет и восстановить соединение.
• Не забывайте закрывать смены. Необходимо следить, чтобы она не превышала 24 часа (это незаконно). Если вы забудете закрыть смену и не уложитесь в 24 часа, ФН заблокируется. Но после того, как вы закроете старую смену, накопитель позволит торговать дальше. 
• Когда закончится память на ФН, онлайн-кассу придется перерегистрировать, после чего она создаст отчет о перерегистрации ККТ. 

Отправка чеков через онлайн-кассу

Когда кассир создает чек, все данные тут же поступают к ОФД. Если интернета нет, вся информация все равно поступает на фискальный накопитель. Когда связь восстановится, сохраненные ранее данные передаются в ОФД.

Кассир обязан предоставлять электронный чек покупателю, если тот об этом попросил. Чек можно выслать по электронной почте или через SMS. 

Отправка чеков по email

Некоторые кассы могут высылать электронные чеки по почте. Кассиру достаточно указать email клиента при создании чека, а ОФД автоматически отправит электронный документ. Если чек не был выслан в автоматическом режиме, можно зайти в личный кабинет ОФД и отправить чек вручную. 

Отправка чеков по SMS

Эта функция подключается отдельно у оператора фискальных данных. Если клиент просит выслать чек в СМС, необходимо попросить у него номер телефона, на который будет выслано сообщение. Из-за того, что в СМС не помещается много символов, такой чек будет содержать неполные данные. В нем будут указаны:

• номер кассы;
• стоимость, дата и время покупки;
• фискальный признак.

Также в СМС-сообщении будет ссылка на сайт. На нем можно увидеть остальную информацию и скачать сам чек.

 Заключение 

Онлайн-кассы нужны большинству бизнесов, работающих с физ. лицами. С ней намного легче соблюдать требования закона, она в разы упрощает учет прибыли и доходов, а регистрация ККТ проходит онлайн и не нужно заполнять гору бумаг. При этом существует множество образцов онлайн-касс от разных поставщиков, и вы без труда найдете ту, которая подходит под вашу деятельность.