Как организовать рабочий день и не упустить важные дела – советы проектного менеджера FireSeo

Подпишись на нашу рассылку

Категории:

Рабочее место

Немного предыстории

В самом начале карьеры мой рабочий день был организован очень сумбурно, и весь подход был крайне неуклюжим. Если точнее, то попросту не был организован. Никак. Я пользовалось блокнотом крайне редко, если что-то нужно было записать во время телефонного разговора и не пользовалась Google Docs, а о сервисах по планированию задач вообще ничего не знала.

Все мои задачи были в голове и на почте в папке Входящие. Все это, мягко говоря, работало, пока задачи не стали расти. И тогда все стало сыпаться. После мы пришли с моим руководителем к использованию Google Docs и стали записывать туда все задачки. Повторюсь, это было самое начало. Нас тогда было всего 3 человека. Это сейчас нас 30 =)

Но компания наша росла, количество задач увеличивалось, и тут уже не спасали ни Google Docs, ни блокноты, в которых уже фиксировалось все. Так мы пришли к Битрикс 24, и он он действительно нас начал спасать и спасает до сих пор.

Но и тут все обростало, как снежный ком. Появился удобный инструмент, и как говорится “свято место пусто не бывает” – то время, которое высвободилось благодаря ему, заполнилось новыми задачами.

И с чем я вновь столкнулась? Я вновь начинала не справляться с объемами. Закапывалась так, что голова в прямом смысле гудела, а в снах я пыталась все время что-то решить, моя внимательность и концентрация начали падать.

Нужно было срочно научиться упорядочивать свой рабочий день и менять подход. На помощь пришли книги, такие как: “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса” – Дэвид Аллен, “Deadline. Роман об управлении проектами” – Том ДеМарко, “Тайм-менеджмент. 11 приёмов” – Брайан Трейси.

Да. у нас есть своя мини-библиотека, которую мы регулярно пополняем:

Книги на полке

Я не скажу, что все написанное в книгах подходило 100% для меня, но многое оказалось полезно. Особо хочу отметить книгу “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса”.  Кстати, чтение также улучшило мою внимательность.

Так как же организован мой рабочий день теперь?

  1. Сначала чашка бодрящего чая, чтобы прийти в себя после дороги
  2. Параллельно открываю почту, смотрю, есть ли письма от клиентов. Их обрабатываю в первую очередь!
  1. Далее смотрю в блокнот на список важных дел на день, с пометками ответственных за эти задачи сотрудников. Напоминаю исполнителям об их задачах или выполняю свою часть, если ответственная в ней на данном этапе я.

Но чаще это объемные задачи, и их начинаю делать я, а после обхода списка – делю. Основная суть по классике – то, что можно сделать за пару минут – делаю сразу.

То, что займет больше времени – переношу на чуть позднее время.

Также рекомендуем прочитать статью: Учимся жизни на трудных проектах.

Список стараюсь составлять вечером предыдущего дня. Маркером выделены приоритеты. По мере закрытие задачи – пункт вычеркивается, например:

Записи в блокноте

4. Еще я пользуюсь таким инструментом, как Wunderlist. Первое, что  я проверяю там – это Просьбы клиентов. Далее пробегаюсь по текучке.

Немного расскажу об инструменте. У Wunderlist есть свое прямое назначение — это  программа – планировщик задач, но я использую его в своих целях не так глобально. Он у меня работает, как напоминатор и место, где есть список текущих задач. Да, есть Битрикс, но мне удобнее видеть весь список текущих задач в одном месте и поставленных мной, и поставленных мне. В Битриксе, все же нужно переключать фильтры, что увидеть либо то, либо другое.

Как пользуюсь им я

Во-первых, использую web-версию. А, во-вторых, у него есть расширение для Google Chrome. Именно расширение и выполняет для меня свою функцию.

Вот так выглядит все у меня:

Программа Wunderlist

Слева созданы категории. В каждой категории есть свои списки. Но я чаще всего использую “Просьбы клиентов” и “Следить”. Бывает, что в один день может упасть несколько проверок задач от исполнителей, тогда я их добавляю в категорию Проверить. Просьбы клиентов – это всегда приоритет, для них выведена отдельная категория.

Как в мои списки попадают задачки

Например, вот задача в Битрикс24, и вот оно расширение:

Битрикс 24

Я нажимаю на расширение, и появляется вот такое окно:

Ссылка в битриксе 24

В нем мы видим, что подгрузилось название задачи, url, а ниже я могу выбрать, нужно ли мне напоминание. Далее я выбираю, в какой список ее отнести. Если я ставлю контент-менеджеру задачу по просьбе клиента, то отправляю в категорию Просьбы клиента и обязательно настраиваю напоминание!

Если это рядовая задача, то отправляю ее в категорию Следить, но напоминание ставлю только, если она очень важная.

И вот, все тут:

Задачи в битриксе 24

5. Бывает и такое, что есть небольшие вопросы, которые нужно вот-вот решить, но тебя все время что-то или кто отвлекает.

Тогда берется стикер, и  в него набрасываются действия, которые тебе нужно сделать сейчас, т.к. все же записи в блокноте – это задачи, которые решаются в течение дня постепенно. А у нас “горит”:

Стикер с записями

И все, кладем его перед глазами. Не в сторону к остальным бумажкам, а перед глазами. И идете только по этому списку. Кто-то позвонил, позвал, отвлек – ок, а потом вернулись к нему.

Вот собственно и все. Подытожим:

  1. Чашка чая с утра
  2. Почта и обработка писем клиентов
  3. Wunderlist
  4. Блокнот
  5. Не забываем про стикеры

Пробежались по всему этому утром, разбудили всех исполнителей, получили от них обратную связь и работаем. И в течение дня лучше заглядывать туда.

Можно использовать что-то одно, порой я так и делаю. Все зависит от количества задач и их сложности. Но чаще всего помогает это все в совокупности, если задач очень много. Не в блокноте, так в Wunderlist вы увидите свою задачу, и она не забудется, главное ее записать и просматривать свои списки. И тогда не получится так, что вы о ней вспомнили только, когда спросил начальник или клиент. А такое как-то давно у меня было. Это очень плохо, стыдно и непрофессионально.

P.S. Данный метод работы основан исключительно на личном опыте (может, он будет еще меняться), и вполне возможно, что вам не подойдет. Но пока у меня это работает. И я буду рада, если что-то кому-то пригодится из этого.

Материал подготовила: Наталья Подлесная, менеджер проектов

Категории:

Смотрите так же:

5 простых причин поручать продвижение компании, а не делать все самому

В данной статье вы узнаете почему бизнесмен должен заниматься бизнесом, а интернет-маркетинговая компания – продвижением вашего ресурса. Нет смысла начинать со вступления, в котором будет описываться насколько много в сети сайтов, и зачем

Читать подробнее

Кто такой проджект-менеджер (PМ)

Если говорить о работе проджект-менеджера (Project Manager), то основная задача этого специалиста – быть связующим  звеном между клиентом и своей командой (дизайнер, верстальщик, программист, контент-менеджер). Проджект – это и двигатель процесса, и иногда

Читать подробнее

12 причин, почему вашему бизнесу не обойтись без SEO

Перевод статьи: https://www.searchenginejournal.com/why-seo-is-important-for-business/248101/ Автор: Сэм Холлингсворт Многие компании и бренды знают (или думают, что знают), что их онлайн ресурсам необходимо SEO продвижение, и о том, какие преимущества они получат благодаря внедрению SEO. SEO

Читать подробнее

Микроразметка Яндекс и Google – как настроить schema.org

План статьи: Ошибки микрорзметки Добавляем микроразметку хлебных крошек В Google Search Console – есть пункт «Структурированные данные». Рис 1 – ошибки в микроразметке Начать микроразметку своего сайта лучше с проверки этого раздела. Часто

Читать подробнее

Комментарии:
telegram
Обратная связь
Свяжитесь с нами
Реквизиты

ИНН: 772578776588
ОГРН: 315774600103615
ОКПО: 0194004627
ОКТМО: 45914000000
ОКАТО: 45296559000
р/с: 40802810300310000244
в АКБ «БАНК МОСКВЫ» (ОАО) отделение «Перовское»
к/с: 30101810500000000219
БИК: 044525219

Фактический адрес: г. Москва, шоссе Энтузиастов, дом 56, строение 26, офис 304

Юридический адрес: 115191, г. Москва, 4-й Рощинский проезд д.7/16