Немного предыстории
В самом начале карьеры мой рабочий день был организован очень сумбурно, и весь подход был крайне неуклюжим. Если точнее, то попросту не был организован. Никак. Я пользовалось блокнотом крайне редко, если что-то нужно было записать во время телефонного разговора и не пользовалась Google Docs, а о сервисах по планированию задач вообще ничего не знала.
Все мои задачи были в голове и на почте в папке Входящие. Все это, мягко говоря, работало, пока задачи не стали расти. И тогда все стало сыпаться. После мы пришли с моим руководителем к использованию Google Docs и стали записывать туда все задачки. Повторюсь, это было самое начало. Нас тогда было всего 3 человека. Это сейчас нас 30 =)
Но компания наша росла, количество задач увеличивалось, и тут уже не спасали ни Google Docs, ни блокноты, в которых уже фиксировалось все. Так мы пришли к Битрикс 24, и он он действительно нас начал спасать и спасает до сих пор.
Но и тут все обростало, как снежный ком. Появился удобный инструмент, и как говорится “свято место пусто не бывает” – то время, которое высвободилось благодаря ему, заполнилось новыми задачами.
И с чем я вновь столкнулась? Я вновь начинала не справляться с объемами. Закапывалась так, что голова в прямом смысле гудела, а в снах я пыталась все время что-то решить, моя внимательность и концентрация начали падать.
Нужно было срочно научиться упорядочивать свой рабочий день и менять подход. На помощь пришли книги, такие как: “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса” – Дэвид Аллен, “Deadline. Роман об управлении проектами” – Том ДеМарко, “Тайм-менеджмент. 11 приёмов” – Брайан Трейси.
Да. у нас есть своя мини-библиотека, которую мы регулярно пополняем:
Я не скажу, что все написанное в книгах подходило 100% для меня, но многое оказалось полезно. Особо хочу отметить книгу “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса”. Кстати, чтение также улучшило мою внимательность.
Смотрите также: лучшие курсы тайм-менеджмента
Так как же организован мой рабочий день теперь?
- Сначала чашка бодрящего чая, чтобы прийти в себя после дороги
- Параллельно открываю почту, смотрю, есть ли письма от клиентов. Их обрабатываю в первую очередь!
- Далее смотрю в блокнот на список важных дел на день, с пометками ответственных за эти задачи сотрудников. Напоминаю исполнителям об их задачах или выполняю свою часть, если ответственная в ней на данном этапе я.
Но чаще это объемные задачи, и их начинаю делать я, а после обхода списка – делю. Основная суть по классике – то, что можно сделать за пару минут – делаю сразу.
То, что займет больше времени – переношу на чуть позднее время.
Список стараюсь составлять вечером предыдущего дня. Маркером выделены приоритеты. По мере закрытие задачи – пункт вычеркивается, например:
4. Еще я пользуюсь таким инструментом, как Wunderlist. Первое, что я проверяю там – это Просьбы клиентов. Далее пробегаюсь по текучке.
Немного расскажу об инструменте. У Wunderlist есть свое прямое назначение — это программа – планировщик задач, но я использую его в своих целях не так глобально. Он у меня работает, как напоминатор и место, где есть список текущих задач. Да, есть Битрикс, но мне удобнее видеть весь список текущих задач в одном месте и поставленных мной, и поставленных мне. В Битриксе, все же нужно переключать фильтры, что увидеть либо то, либо другое.
Как пользуюсь им я
Во-первых, использую web-версию. А, во-вторых, у него есть расширение для Google Chrome. Именно расширение и выполняет для меня свою функцию.
Вот так выглядит все у меня:
Слева созданы категории. В каждой категории есть свои списки. Но я чаще всего использую “Просьбы клиентов” и “Следить”. Бывает, что в один день может упасть несколько проверок задач от исполнителей, тогда я их добавляю в категорию Проверить. Просьбы клиентов – это всегда приоритет, для них выведена отдельная категория.
Как в мои списки попадают задачки
Например, вот задача в Битрикс24, и вот оно расширение:
Я нажимаю на расширение, и появляется вот такое окно:
В нем мы видим, что подгрузилось название задачи, url, а ниже я могу выбрать, нужно ли мне напоминание. Далее я выбираю, в какой список ее отнести. Если я ставлю контент-менеджеру задачу по просьбе клиента, то отправляю в категорию Просьбы клиента и обязательно настраиваю напоминание!
Если это рядовая задача, то отправляю ее в категорию Следить, но напоминание ставлю только, если она очень важная.
И вот, все тут:
5. Бывает и такое, что есть небольшие вопросы, которые нужно вот-вот решить, но тебя все время что-то или кто отвлекает.
Тогда берется стикер, и в него набрасываются действия, которые тебе нужно сделать сейчас, т.к. все же записи в блокноте – это задачи, которые решаются в течение дня постепенно. А у нас “горит”:
И все, кладем его перед глазами. Не в сторону к остальным бумажкам, а перед глазами. И идете только по этому списку. Кто-то позвонил, позвал, отвлек – ок, а потом вернулись к нему.
Вот собственно и все. Подытожим:
- Чашка чая с утра
- Почта и обработка писем клиентов
- Wunderlist
- Блокнот
- Не забываем про стикеры
Пробежались по всему этому утром, разбудили всех исполнителей, получили от них обратную связь и работаем. И в течение дня лучше заглядывать туда.
Можно использовать что-то одно, порой я так и делаю. Все зависит от количества задач и их сложности. Но чаще всего помогает это все в совокупности, если задач очень много. Не в блокноте, так в Wunderlist вы увидите свою задачу, и она не забудется, главное ее записать и просматривать свои списки. И тогда не получится так, что вы о ней вспомнили только, когда спросил начальник или клиент. А такое как-то давно у меня было. Это очень плохо, стыдно и непрофессионально.
P.S. Данный метод работы основан исключительно на личном опыте (может, он будет еще меняться), и вполне возможно, что вам не подойдет. Но пока у меня это работает. И я буду рада, если что-то кому-то пригодится из этого.
Материал подготовила: Наталья Подлесная, менеджер проектов
22 Апр 2024
181